Een Customer Relationship Management-systeem is een digitaal klantbeheersysteem, een centrale administratie én een krachtige sales tool in één. De logistieke sector kan als geen andere branche profiteren van de oplossingen van een modern CRM. Softwarebedrijven zoals lime-technologies.nl bieden CRM’s die compleet op de logistieke sector zijn toegesneden en de voordelen daarvan worden op verschillende vlakken gemerkt.

Administratie

Met een CRM kan de benodigde administratie van een vervoersbedrijf gestroomlijnd en verminderd worden. Vaak zijn de gegevens van de verschillende partners ook nog eens vastgelegd in verschillende computersystemen, waardoor het overzicht al snel kwijt is. Een CRM-systeem biedt een mogelijkheid om alle administratieve gegevens centraal vast te leggen in één universele opmaak welke door alle werknemers herkent en gebruikt kan worden.

Planningen

Een CRM maakt het makkelijker om effectief werkroosters, rijschema’s en de toestand van het wagenpark te beheren. Elke magazijnmedewerker, chauffeur en kantoorbediende kan zijn schema terugvinden in het systeem, ook thuis en onderweg. Ook kunnen zijn via de contactkanalen van het systeem verzoeken om vrije dagen of direct een planner spreken. Daardoor werkt je personeel niet alleen veel efficiënter, maar ook met meer plezier.

Verkoopkansen

Het wordt voor een transportbedrijf veel eenvoudiger om leads vast te leggen, te analyseren en uit te bouwen tot langdurige relaties. Een CRM biedt de tools om alle contactmomenten, aanbiedingen en samenwerkingen met klanten inzichtelijk te maken. Daardoor kunnen de interesses en behoeftes van elke klant gedefinieerd worden en kan de salesafdeling op het juiste moment de juiste opvolging aan de lead geven. Het resultaat: meer conversies, meer gereden kilometers, meer winst.

Campagnes

Omdat marketingcampagnes centraal beheerd en gestuurd worden vanuit het CRM, is elke campagne van A tot Z tot in de puntjes verzorgd. Bovendien worden de gegevens daarvan direct beschikbaar voor de ingebouwde analytische tools, die de effectiviteit van elke reclame doorgronden. Waar worden de reclames van het bedrijf gezien? Zijn het de billboards, de reclames op de vrachtwagens, de social media-pagina’s of gewoon de visitekaartjes van het vervoersbedrijf? Welke doelgroepen worden bereikt en welke marketinguitingen leveren de meeste nieuwe klanten op?

Documentbeheer

Een logistiek bedrijf kampt met een enorme berg contracten, pakbonnen, bestuurderskaarten en vergunningen. Ook die papierwinkel kan uniform worden gemaakt, omdat een CRM direct een centrale database is. Alle relevante documentatie en sjablonen voor nieuwe papieren worden centraal opgeslagen en zijn binnen een oogwenk terug te vinden. Deze beheerfunctie maakt niet alleen de kans kleiner dat essentiële documenten kwijtraken, het geeft ook tools om het logistieke traject papierloos te maken en zo eventuele desorganisatie binnen het vervoersbedrijf te verminderen.

Transport is meer dan alleen een vracht van A naar B brengen. Wanneer je een transportbedrijf hebt, krijg je te maken met allerlei logistieke vraagstukken en tijdschema’s die je rond moet zien te krijgen voor een zo efficiënt mogelijke planning. Gelukkig hoeft dat tegenwoordig niet allemaal meer handmatig en is er allerlei software ontworpen om het werk in de transport business gemakkelijker te maken.

Transportplanning software: waarom?

Wanneer je met de hand een transportplanning maakt, ben je daar al snel een aantal uur mee bezig. Met behulp van transport planning software kun je zo’n planning veel sneller en efficiënter maken. Het programma is ontworpen om rekening te houden met allerlei factoren die belangrijk zijn voor een optimale planning van de ritten. Op deze manier kan er snel een flexibele planning worden gemaakt, die een hoop tijd bespaart. Deze tijd kun je vervolgens weer steken in het verbeteren van de service naar je klanten.

Wat is een transport planning systeem?

Een transport planning systeem is een speciaal ontworpen systeem die al je verschillende orders zo goed mogelijk in ritten plant. Hierbij wordt al automatisch rekening gehouden met jouw vooraf ingestelde voorkeuren en andere factoren zoals beperkingen. Je kunt het systeem eenvoudig aan je order-entry systeem koppelen. Deze wordt vervolgens gebruikt als basisbron van gegevens. Zorg hierbij wel voor een correcte order- en transportdata, om zeker te zijn van een foutloze planning.

Algoritmes

De transport planning software werkt met algoritmes, die op een slimme manier sneller dan de wind de meest optimale combinaties kunnen uitrekenen van het soort vracht en het soort voertuig. Dit leidt tot de best mogelijke planning voor jouw bedrijf; de voertuigen zitten voller, er worden minder kilometers afgelegd door een efficiëntere routeplanning, wat leidt tot lagere brandstofkosten en chauffeurs die sneller de orders kunnen afhandelen. Daardoor blijft er meer tijd over voor andere zaken waarmee de klantenservice geoptimaliseerd wordt.

Rekening houden met voorkeuren en beperkingen

Het systeem houdt bijvoorbeeld rekening met:

• Venstertijden en geschatte aankomsttijden
• Pick-ups en drop-offs
• Laad- en lostijden
• Single en multidepot planning
• Gebieden en locaties
• Milieuzones
• Lading, gewichten, volumes en afmetingen
• Actieradius elektrische voertuigen

Op je computer

Met software voor transportplanning kun je jouw business enorm verbeteren door de transportactiviteiten zo efficiënt mogelijk te volbrengen. Het besparen van tijd en kosten levert niet alleen geld op, maar ook prettige, ontspannen werkomstandigheden. Er zijn een aantal verschillende transport planning software op de markt, die allen gemakkelijk te installeren zijn. Met een refurbished macbook pro 15 of ander soort PC hoef je alleen maar de software op je computer te zetten, en je kunt meteen van start.

Milieu

In deze tijd gaat het om meer dan alleen geld. We zijn er met z’n allen bij gebaat om op een duurzame manier met onze planeet om te gaan, en daarvoor zal er van alles moeten veranderen. Met transportplanning software ben je meteen goed op weg: Door de route optimalisering waar de software voor kan zorgen, worden de routes efficiënter, waardoor de CO2 uitstoot ook daalt.

De meeste software kan simpelweg worden aangepast per bedrijf op de persoonlijke voorkeuren of beperkingen, zoals voorkeursroutes en milieuzones.

Voor chauffeurs van bedrijfswagens is het belangrijk dat zij veilig hun werk kunnen doen. De drukte op de wegen kan voor gevaarlijke situaties zorgen. Ook de lading en de vervoerde producten verdienen aandacht. Voor bedrijfsmatig vervoer zijn daarom regels vastgesteld die nageleefd dienen te worden. Zo wordt het vervoer veiliger voor iedereen die gebruikmaakt van een bedrijfswagen, doordat de risico”s voor zowel de zelfstandige ondernemers die zelf de weg op gaan als de medewerkers die zij in dienst hebben, sterk gereduceerd zijn. Met het oog op de veiligheid zijn onder andere de volgende afspraken gemaakt:

• De laad- en losplaatsen moeten veilig zijn. De chauffeur moet zich tijdens het laden en lossen te allen tijde op een plek kunnen bevinden waar hij niet met andere verkeersdeelnemers in aanraking komt. Dat kan betekenen dat de betreffende plek moet worden afgezet. ’s Avonds moet er voldoende licht aanwezig zijn. Een bedrijfswagen zou dan voor extra verlichting kunnen zorgen.
• Voor de persoonlijke veiligheid van de chauffeur zijn middelen als fluorescerende hesjes noodzakelijk. Ook moeten de arboregels met betrekking tot het tillen van zware lading nageleefd worden. Hierbij wordt een maximum van twaalf kilo aangehouden. Eventueel moeten tilhulpmiddelen ter beschikking worden gesteld. Indien nodig moet op de losplaats ook hulp aanwezig zijn bij het uitladen.
• Ook wat betreft de lading zijn er afspraken gemaakt. Voorkomen moet worden dat de lading gaat schuiven. Om een eventueel risico op kantelen of slingeren van de bedrijfswagen uit te sluiten zal deze op een deugdelijke manier ingericht moeten worden. Met een veilige bedrijfswageninrichting verkrijgbaar bij https://www.worksystem.nl/ kan dit in orde gemaakt worden. Bovendien kan hiermee worden voorkomen dat de lading bij een eventuele botsing of aanrijding in de chauffeurscabine terechtkomt. Gereedschappen en overige materialen kunnen veilig worden opgeborgen en hebben hun vaste plaats in de wagen.
• Er gelden protocollen voor het vastzetten van de lading in een bedrijfswagen. Hierbij is ook vastgelegd wie hiervoor de verantwoording draagt. De aansprakelijkheid draagt ertoe bij dat alle veiligheidsnormen daadwerkelijk worden nageleefd.
• Uiteraard gelden voor chauffeurs van bedrijfswagens dezelfde verkeersregels als voor alle andere weggebruikers. In verband met de veiligheid is het gebruiken van een mobiele telefoon tijdens het rijden verboden. Als bedrijven continu in contact willen staan met hun werknemers op de weg moeten ze zorgdragen voor een veilig handsfree systeem. Ook de algemeen geldende regels met betrekking tot het gewicht en de lengte van eventueel uitstekende lading moeten chauffeurs altijd in acht nemen.

Richtlijnen in verband met criminaliteit

Om de veiligheid van de individuele chauffeurs extra te beschermen zijn er overzichten beschikbaar van laad- en losplaatsen die voor hen onveilig kunnen zijn. Gebleken is dat op sommige plekken een verhoogde kans bestaat op vormen van agressie, intimidatie en criminaliteit. Daarom bestaan hieromtrent aparte richtlijnen en afspraken die bij de chauffeurs in deze branche bekend zijn.